=== PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CONSULTORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA === | logo*/ ^ PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CONSULTORÍA CONTABLE Y TRIBUTARIA | INFORMACIÓN DOCUMENTAL | | ::: | ::: | CODIGO:SC-PR-01 | | ::: | ::: | VERSION:2 | | ::: | ::: | VIGENCIA:13/06/2022 | ===== 1. OBJETIVO ===== Este procedimiento contribuye con la descripción y el paso a paso a seguir para la Gestión de Consultoría Contable y Tributaria, que tiene como objetivo general, brindar a los clientes de la firma, apoyo y acompañamiento en todas las actividades que abarca el proceso contable, así como las estrategias, recomendaciones y soluciones para lograr la estructura tributaria acorde con sus expectativas y sobre todo en el cumplimiento de la legislación vigente; garantizando la oportunidad, efectividad, veracidad y objetividad del trabajo desarrollado. ===== 2. ALCANCE ===== Este procedimiento es aplicable para la ejecución del trabajo de Consultoría Contable y Tributaria a los diferentes clientes de la Sociedad, iniciando por la asignación de clientes, pasando por el desarrollo del mismo y terminando en la revisión de los memorandos de recomendaciones y de los papeles de trabajo resultado de la labor. ===== 3. DEFINICIONES ===== **Año gravable:** Periodo de tiempo comprendido entre el primero de enero y el 31 de diciembre, respecto del cual se deben cumplir obligaciones tributarias por la ocurrencia de ciertos hechos generadores de tributos durante su vigencia. Se refiere al periodo respecto del cual se debe declarar y pagar un tributo. **Base gravable:** Es el valor monetario del hecho o bien gravado, sobre el cual debe aplicarse la tarifa y así determinar el monto de la obligación tributaria. **Calendario tributario:** Cronograma o listado de fechas establecidas por la autoridad tributaria para el cumplimiento de ciertas obligaciones a cargo de los administrados, así como la presentación de declaraciones, el pago oportuno de los impuestos o el suministro de información solicitada por vía general y que es publicado para conocimiento general de los ciudadanos y para facilitar el cumplimiento voluntario de sus obligaciones tributarias. **Contribuyente:** Es toda persona natural o jurídica llamada a cumplir ciertas obligaciones tributarias por la realización del hecho generador establecido en la ley para el nacimiento del tributo. Es el mismo sujeto pasivo de cada impuesto. **Declarante:** Persona natural o jurídica que presenta una declaración tributaria. **Impuesto:** Valor monetario que deben pagar los contribuyentes a fin de financiar el funcionamiento del Estado y garantizar la provisión de servicios de carácter público. Esta exigencia se hace por vía de autoridad a título definitivo y sin contraprestación. UVT (Unidad de Valor Tributario): Es una unidad de medida de valor, cuya función es mantener actualizados los valores indicados en las normas tributarias. El valor de la UVT tiene un equivalente en pesos, que es fijado anualmente por la autoridad tributaria nacional y con base en el cual se expresan en pesos los valores fijados en UVT en las normas tributarias. **Amortización:** Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, la extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos. Una reducción al valor en libros de una partida de activo fijo; un término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada. **Conciliación:** Estado contable que se formula en detalle o de modo condensado, con el objeto preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre sí, y que al parecer son contrarias o arrojan saldos diferentes. **Conciliación de la cuenta bancaria:** Estado que muestra las diferencias entre el saldo de una cuenta llevada por un banco y la cuenta respectiva de acuerdo con los libros del cliente del mismo banco. Entre estas diferencias se encuentran los cheques pendientes y los depósitos en tránsito. **Depreciación:** Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. Es un procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable, el costo de los activos fijos tangibles menos su valor de desecho (si lo tienen) entre la vida útil estimada de la unidad. Por tanto, la depreciación contable es un proceso de distribución y no de valuación. **Estados Financieros:** Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. **Balance General:** Estado contable que muestra el total de activos, el total de pasivos y el patrimonio de una empresa en un momento del tiempo. **Estado de resultados:** Estado de actividad financiera, económica y social. Señala la actividad financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. **Revisión de control de calidad del trabajo:** Un proceso diseñado para proporcionar, antes de que se emita el informe del consultor, una evaluación objetiva de los juicios importantes que el equipo del trabajo haya hecho y de las conclusiones a las que llegaron al formular el informe del consultor **Declaraciones tributarias:** Los contribuyentes, agentes retenedores y responsables de los diferentes impuestos establecidos por el Estado, deberán presentar con cierta periodicidad las distintas declaraciones de los respectivos impuestos y retenciones que se hagan por cada uno de los mismos. Las declaraciones tributarias que elaboran y presentan los contribuyentes ante las entidades que administran los diferentes impuestos, son un documento privado y en ningún momento tienen la connotación de un documento público. **Memorando de recomendaciones:** Documento en donde se describen las actividades realizadas durante la realización de un encargo, junto con los hallazgos u observaciones identificada para la entrega al cliente. **Aprobación:** Dar cuenta del consentimiento, conformidad o asentimiento a un informe, para ser enviado con confiabilidad. **Gestor Contable:** Personal de la firma que desarrolla la labor de Outsourcing Contable de los clientes, con las responsabilidades de presentar de manera oportuna la contabilidad y compromisos con el cliente. **Asistente de Gerencia:** Funcionario de la firma, encargado de brindar apoyo en todos los procesos administrativos que realiza la Gerencia General, así como de la recepción, envío y manejo documental de la información de los clientes y del archivo general y especifico de la firma. **Coordinador Semi-senior:** Personal de la firma, que desarrolla la labor de Outsourcing Contable de los clientes, con las responsabilidades de presentar de manera oportuna la contabilidad y compromisos con el cliente; así como de guiar y supervisar la labor de los gestores contables y coordinadores junior. **Coordinador Senior:** Personal de la firma, que desarrolla la labor de Outsourcing Contable de los clientes, con las responsabilidades de presentar de manera oportuna la contabilidad y compromisos con el cliente; así como de guiar y supervisar la labor de los gestores contables, coordinadores junior y coordinadores Semi-senior. **Subgerente de auditoría y consultoría:** Personal de la firma responsable del cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes, así como del desarrollo del trabajo oportuno, con calidad, objetividad y ética profesional de parte de todos los gestores y coordinadores de la Entidad. ===== 4. CONDICIONES GENERALES ===== * En caso de realizarse cambio de Coordinador o Gestor, se deberá informar mediante correo electrónico del cambio de gestor o de equipo de trabajo al cliente, comunicando dicha situación junto con la respectiva presentación si es el caso. * Los Coordinadores y Gestores de la firma, deben encontrarse a la vanguardia de los cambios, reformas, etc., de índole tributaria, con la intención de permanecer actualizados. * Cuando se detecten amenazas a la independencia el Subgerente de Auditoría y Consultoría debe reportar el hecho a Gerencia General, para determinar la acción apropiada, que puede ser eliminar la actividad o interés que crea la amenaza, o retirarse del trabajo de consultoría cuando ello es posible bajo la ley o regulación aplicable. * Para la asignación de equipos de trabajo se tienen en cuenta las capacidades y las competencias apropiadas del equipo del trabajo como un todo, lo que incluye el entendimiento del cliente, requisitos legales y reglamentarios, políticas y procedimientos de la compañía. * Las firmas de los documentos predeterminados pueden llevarse a cabo de forma presencial o digital, aplicable tanto para clientes como para el personal de la firma. ===== 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ===== ^ N° ^ ACTIVIDAD ^ DESCRIPCIÓN ^ TIEMPO ^ RESPONSABLE ^ CONTROL ^ ENTREGABLE Y/O REGISTRO | | 1 | Selección y presentación del equipo de trabajo al cliente | El Gerente General y/o Subgerente de Auditoría y Consultoría, teniendo en cuenta el tamaño, objeto social, responsabilidad que se debe asumir y los compromisos adquiridos con el cliente deben analizar y definir el equipo de trabajo para cada encargo y efectuar la presentación del equipo de trabajo al cliente mediante correo electrónico. | Cada vez que se realice la vinculación de clientes nuevos. O Haya cambios en los clientes antiguos | Gerente General y/o Subgerente de Auditoría y Consultoría | El correo debe ser enviado por el Gerente General y/o Subgerente de Auditoría y Consultoría | Correo electrónico presentación del equipo de trabajo | | 2 | Reunión con el equipo de trabajo | El Subgerente de Auditoría y Consultoría y/o Gerente General, deben programar reunión con el equipo de trabajo asignado, con el fin de reportar dicha asignación e informar aspectos relevantes para el manejo del cliente (parámetros contables, alcance de la Consultoría, aclaración de adicionales que solicita el cliente, periodicidad en la entrega de documentos, etc.) dejando registro mediante Correo electrónico. | Cada vez que se realice la vinculación de clientes nuevos. O haya cambios en los clientes antiguos | Gerente General y/o Subgerente de Auditoría y Consultoría | El correo electrónico aprobado por las partes correspondientes | Correo Electrónico del equipo de trabajo | | 3 | Declaración de independencia y ética | La Declaración de independencia y ética, debe ser leída, diligenciada, aceptada y firmada por todo el equipo de trabajo asignado en cada cliente, encargo y/o compromiso, antes de comenzar con la labor. Debiendo para todos los clientes a Nivel Nacional firmar el Gerente General y el Subgerente de Consultoría y Consultoría. | En el momento que sea asignado el equipo de trabajo | Todo el equipo de trabajo asignado al cliente | El Gerente General supervisa la ejecución del proceso, y revisa cuando así lo considere | Formato de Declaración de independencia y ética | | 4 | Cronograma de trabajo | El primer día hábil de cada mes, todos los miembros del equipo, deben realizar un cronograma de trabajo por cliente y archivarlo en la carpeta compartida de trabajo. | En clientes antiguos, será el primer día hábil de cada mes y para clientes nuevos será en los siguientes dos días después de la presentación de equipo de trabajo. | Todos los miembros del equipo de trabajo | El Gerente General y Subgerente de Auditoría y Consultoría deben aprobar el cronograma de trabajo | Formato Cronograma de Trabajo OPE P02 F2 | | 5 | Solicitud de documentos | El coordinador encargado debe comunicarse vía correo o telefónicamente, con sus respectivos clientes para coordinar la entrega virtual o física de la información, así como de fechas de entrega. El correo electrónico al cliente debe estar con copia al Subgerente de Consultoría y Consultoría. | En el momento en que el cronograma de trabajo es aprobado por Gerencia | Coordinador senior encargado | Después del envío (correo electrónico) el Coordinador debe generar confirmación de recibido de la carta, mediante llamada telefónica. | Comunicación vía correo electrónico o telefónicamente con el cliente | | 6 | Desarrollo de la Consultoría | El Coordinador senior procede con la revisión de los documentos contables suministrados por el Cliente. Se deberá diligenciar de manera acuciosa los papeles de trabajo destinados para la labor. | Duración continua de uno (1) a cinco (5) días dependiendo la programación del Cronograma de trabajo. | Coordinador senior encargado | El Subgerente de Auditoría y Consultoría supervisa la labor. | Papeles de trabajo diligenciados. | | 7 | Debilidades identificadas | Por cada debilidad encontrada, el coordinador senior debe enviar, de forma inmediata, un correo al asistente contable (externo e interno) del cliente, para efectuar las correcciones pertinentes. | En el momento de encontrar debilidades | Coordinador Contable encargado | Correo electrónico solicitando las correcciones. | Correcciones por parte del asistente contable del cliente. | | 8 | Elaboración de Estados Financieros de Presentación y Memorando de Recomendaciones | Una vez el cliente realiza todas las correcciones, el Coordinador senior procede a iniciar con el montaje de Estados Financieros de presentación: Balance y PYG histórico mensual, así como el memorando de recomendaciones sobre el análisis contable efectuado. Dicho memorando debe contener cada observación o hallazgo con el sustento conceptual, riesgo y oportunidad de mejora, así como las actividades que correspondan. | En el momento en que el cliente finaliza todas las correcciones. | Coordinador Contable encargado | El Subgerente de Auditoría y Consultoría supervisa la labor. | Formato de Estados Financieros de Presentación y Memorando de Recomendaciones | | 9 | Revisión de Estados Financieros de Presentación y Memorando de Recomendaciones. |El Coordinador senior debe enviar la documentación (Estados Financieros de presentación, memorando de recomendaciones, papeles de trabajo) al Subgerente de Auditoría y Consultoría para su respectiva revisión. Si el Subgerente de Auditoría y Consultoría identifica un error, debe notificar al Coordinador mediante correo electrónico, con copia a Gerencia General y devolver los documentos para su respectiva corrección. En caso contrario, notifica al Coordinador, mediante correo electrónico, sobre su aprobación para enviar los documentos al cliente.| Al momento que el Coordinador envía el correo con los documentos. | Subgerente de Consultoría y Consultoría | El Subgerente de Auditoría y Consultoría debe aprobar o devolver los documentos. | Estados Financieros de presentación y Memorando de recomendaciones aprobados. | | 10 | Envío de los Estados Financieros de Presentación y Memorando de recomendaciones al cliente | El coordinador senior, una vez recibe el correo de aprobación por parte del Subgerente de Consultoría y Consultoría, debe proceder a enviar un correo electrónico al cliente con todos los documentos adjuntos y con copia al Subgerente de Auditoría y Consultoría | En el momento que se genera la aprobación del Subgerente de Auditoría y Consultoría | Coordinador senior Encargado | Correo electrónico de envío de documentos. | Estados Financieros de Presentación y Memorando de recomendaciones enviados al cliente | | 11 | Consultas |Las consultas realizadas por los clientes, serán atendidas de acuerdo a su complejidad por quien corresponda, con un tiempo de respuesta entre 2 y 24 horas hábiles desde la solicitud. Para el caso de consultas técnicas y/o especiales, se deberá seguir los lineamientos establecidos en el procedimiento de consultas | 48 horas hábiles después de la solicitud de parte del cliente | Coordinador senior encargado | El Coordinador senior se encarga de la ejecución efectiva del proceso | Consulta enviada al cliente | | 12 | Entrega de documentos físicos al Asistente de Gerencia y archivo digital |La labor del Coordinador senior finaliza cuando realiza la entrega de todos los documentos soporte en físico, generados durante el desarrollo de la Consultoría, al Asistente de Gerencia para su respectivo archivo en la carpeta de cada cliente. Labor que debe realizarse de manera mensual (a final de mes), garantizando la oportunidad de su archivo y control documental. Los documentos digitales, a cargo del Coordinador senior, deben ser archivados en la carpeta operativa de cada cliente de la carpeta compartida de la firma.| Mensual / cada vez que finalice la labor. | Coordinador senior encargado | El Subgerente de Auditoría y Consultoría debe revisar la ejecución del proceso y garantizar su oportunidad y pertinencia. | Documentos soporte del trabajo realizado en los clientes | ===== 6. ANEXOS Y REGISTROS ===== * {{ :operativo:ope_p04_f1_check_documentos_legales_y_fiscales.docx |OPE P04 F1 CHECK_LIST_DOCUMENTOS_LEGALES_Y_FISCALES}} * {{ :operativo:ope_p04_f2_cronograma_de_trabajo.xlsx |OPE P04 F2 CRONOGRAMA_DE_TRABAJO}} * {{ :operativo:ope_p04_f3_control_de_vencimiento_de_impuestos.xlsx |OPE P04 F3 CONTROL_DE_VENCIMIENTO_DE_IMPUESTOS}} * {{ :operativo:ope_p04_f4_check_list_cierre_de_ano.docx |OPE P04 F4 CHECK_LIST_CIERRE_DE_ANO}} |{{tag>NOMBRE:PROCEDIMIENTO_PARA_LA_GESTIÓN_DE_CONSULTORÍA_CONTABLE_Y_TRIBUTARIA}}| |{{tag>CÓDIGO:OPE-P04 }}| |{{tag>VERSIÓN:1}}| |{{tag>VIGENCIA:31-1-2022}}|