====== REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA ======

Los siguientes requisitos corresponden a la gestión determinada en el manual de calidad como condiciones iniciales del sistema. Es importante diligenciar los formatos respectivos y subirlos como evidencia de su cumplimiento:

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===== ELEMENTOS PRIMARIOS =====

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Cumplimiento  |
|A 1.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Política de calidad vigente de la firma, donde se evidencian cada uno de los elementos de la NICC1, es decir, elaboración del manual de calidad en cumplimiento de seis capítulos de Decreto 302 de 2015</do>  |[[:compartidos:manual_de_calidad|MANUAL DE CALIDAD]]|Manual completo coherente con los requisitos normativos  |
|A 1.2  |<do 2022-01-20 Alta dirección> Evidencias del desarrollo de las salvaguardas relacionadas con cada una de las amenazas dispuestas en el Código de ética y el desarollo de los 10 principios de la Ley 43 de 1990 </do>  |[[:compartidos:codigo_de_etica|]]  |Manual completo coherente con los requisitos normativos|
|A 1.5  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Metodología para declinar un encargo</do>|[[:compartidos:manual_de_calidad#aceptacion_y_continuidad_de_las_relaciones_con_clientes_y_de_trabajos_especificos|PROCEDIMIENTO PARA DECLINAR UN ENCARGO]]|En el **capitulo No. 3** del [[:compartidos:manual_de_calidad|Manual de Calidad]], se cuenta con un titulo "PROCEDIMIENTO PARA DECLINAR UN ENCARGO" en este titulo se han definido los pasos de renuncia o declinar un encargo o proyecto.  |

===== PROCEDIMIENTOS SECUNDARIOS REQUERIDOS =====

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|B 1.6  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Procedimiento de divulgación e investigación ante incumplimientos éticos </do>  |[[:operativo:investigacion-etica|PROCEDIMIENTO DE DIVULGACIÓN E INVESTIGACIÓN ÉTICA ]]  |Controles y actividades de verificación y divulgación aplicable en el caso de indicios de incumplimientos éticos  |
|B 1.7  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Procedimiento de comunicación con el gobierno corporativo con el cliente </do>  |[[:operativo:comunicacionconcliente|PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN - GESTIÓN OPERACIONES ]]  |  Aplicable a la gestión de comunicación  |
|B 1.8  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Procedimiento que establezca la metodología de control de PQR'S </do>  |[[:comercial:satisfaccion_del_cliente|]]|  Cada vez que se identifica una PQR se registra en el modulo de proyectos del sistema, se definen acciones y se cierran a través de un seguimiento virtual en cada proyecto|
|B 1.9  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicar la realización de las copias de seguridad, la conservación de los documentos, evidencias y papeles de trabajo por un tiempo mínimo de cinco años y realizar el cierre de los registros y compilación en el sistema de control de proyectos de acuerdo al procedimiento </do>  |[[:compartidos:control_registros|]]  |Copias de seguridad de acuerdo a la frecuencia determinada y la evidencia anual de la compilación de los encargos o proyectos (Se requiere revisar la metodología de realización de copias de seguridad en el contenido de este procedimiento.)  |

===== 1. Responsabilidades de los dirigentes de la firma =====

Los socios de esta firma establecemos este sistema de control de calidad en cumplimiento con las normas profesionales y con los requisitos regulatorios y legales. También nombramos al responsable del sistema de control de calidad, quien tiene la experiencia y capacidad y autoridad suficiente para implementar el sistema.

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|1.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Evidenciar la divulgación de las políticas de la firma a sus colaboradores, a traves de la entrega a cada miembro de la firma la información contenida en el sistema</do>  |{{:compartidos:1:formato_1_-_entrega_de_documentos.docx|FORMATO 1 - ENTREGA DE DOCUMENTOS}}   |  Una vez a cada trabajador  |
|1.2  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Selección de la persona responsable del sistema de control de calidad (políticas, procedimientos y demás condiciones del sistema de gestión de calidad)</do>  |{{:compartidos:1:formato_2_-_delegacion_de_responsabilidad.docx|FORMATO 2 - DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDAD}}   |  Una vez al encargado  |
|1.3  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Realizar la divulgación de las normas éticas, a través de la generación de usuarios, contraseñas y entrega por escrito de los accesos respectivos. </do>  |{{:compartidos:1:formato_3_-_comunicacion_de_normas_eticas.docx|FORMATO 3 - COMUNICACIÓN DE NORMAS ÉTICAS}}   |Una vez a cada trabajador  |

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===== 2. Requisitos éticos =====

Los siguientes principios básicos de ética profesional (Ley 43 de 1990) fueron definidos en el código de ética y presentados a los trabajadores:

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|2.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Independencia y confirmación del compromiso</do>  |{{:compartidos:1:formato_4_-_confirmacion_cumplimiento_normas_eticas.docx|FORMATO 4 – INDEPENDENCIA Y CONFIRMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS ÉTICAS}}   |  Una vez a todos los trabajadores  |
|2.2  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Asignación formal del líder de ética</do>  |{{:compartidos:1:formato_6_-_delegacion_de_lider_etica.docx|FORMATO 6 - NOMBRAMIENTO DE LÍDER DE ÉTICA}}   |  Una vez al inicio del sistema y cada vez que se delegue un nuevo líder  |

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===== 3. Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y de los trabajos específicos =====

<WRAP center round download 100%> Las evidencias de este capitulo están ubicadas de manera independiente en [[:es:bez:threads|la carpeta virtual de cada cliente.]] </WRAP>

Nuestra firma investiga la reputación de nuestros clientes, la naturaleza de las actividades del cliente y sus prácticas empresariales, se verifica la actitud y condiciones expuestas y finalmente, se verifica si son personas de ética cuestionable:

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|3.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Análisis preliminar de clientes nuevos</do>  |{{:compartidos:1:formato_7_-_consideracion_de_integridad.xlsx|FORMATO 7 - CONSIDERACIÓN DE INTEGRIDAD}}   |Una vez a todos los clientes actuales a cada encargo que ingrese como nuevo a la firma  |
|3.2  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Búsqueda en listas restrictivas</do>  |Soportes de búsqueda de enlaces listas restrictivas relacionados al final de la tabla (Anexo de formato 7)  |Una renovación anual a cada encargo  |
|3.3  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Evaluación de competencias de responsables de encargos</do>  |{{:compartidos:1:formato_8_-_evaluacion_de_competencias.xlsx|FORMATO 8 - EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS}}   |A todos los encargos actuales y al iniciar un nuevo encargo  |
|3.4  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Análisis de reputacional del cliente</do>  |{{:compartidos:1:formato_11_-_aceptacion_o_continuidad_del_encargo.xlsx|FORMATO 11 - ANÁLISIS DE VIABILIDAD DEL ENCARGO}}   |A clientes actuales y al inicio de cada encargo|
|3.5  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Análisis preliminar de clientes reccurrentes</do>  |{{:compartidos:1:formato_26_-_diagnosticos_clientes_recurrentes.docx|FORMATO 26 - DIAGNÓSTICO CLIENTES RECURRENTES }}   |Anualmente para clientes en su condición de recurrentes  |
|3.6  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Notificación a los cliente de aceptación de encargos</do>  |{{:compartidos:1:formato_10_-_notificacion_al_cliente_aceptacion_del_encargo.docx|FORMATO 10 - NOTIFICACIÓN AL CLIENTE DE LA ACEPTACIÓN DEL ENCARGO}}   |A clientes actuales y al inicio de cada encargo  |
|3.7  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Formalización del acuerdo de confidencialidad entre la firma y los clientes</do>  |{{:compartidos:1:formato_24_-_-acuerdo_de_confidencialidad_encargos.docx|FORMATO 24 - ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA FIRMA Y EL CLIENTE}}   |A clientes actuales y al inicio de cada encargo  |
|3.8  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Declaración de independencia de parte de la firma al cliente</do>  |{{:compartidos:1:formato_27_-_delaracion_independencia_de_la_firma_al_cliente.docx|FORMATO 27 - DECLARACIÓN DE INDEPENDENCIA DE LA FIRMA}}   |Una vez en el proceso de aceptación del cliente  |
|3.9  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Declaración de independencia de los trabajadores con el encargo y Constancia de no conflicto de intereses de auditores</do>  |{{:compartidos:1:formato_22_-_no_conflicto_de_intereses_.docx|Formato 22 - DECLARACION DE INDEPENDENCIA Y NO CONFLICTO DE INTERESES DE LOS TRABAJADORES}}   |Una vez a la totalidad de encargo y cada vez que se defina nuevo responsable  |
|3.10  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Evaluación de control interno a los clientes actuales</do>  |{{:operativo:1:ope_p1_f28_evaluacion_de_control_interno.xlsx|OPE P01 F28 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO}}   |Anualmente a cada encargo de revisoría fiscal  |
|3.11  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Análisis de amenazas y riesgos</do>  |{{:compartidos:1:formato_de_analisis_de_riesgos_operativos.xlsx|Formato de análisis de riesgos}}  De acuerdo a los lineamientos del [[:compartidos:control_riesgos|Procedimiento de control de riesgos ]]  |Al inicio de cada auditoria o de cada proyecto, durante y al final de la auditoria o proyecto correspondiente, se requiere la identificación del riesgo Covid 19 a la gestión financiera y de recursos humanos o a otras gestiones que diere lugar  |
|3.12  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de modelos contractuales definidos en el procedimiento de gestión comercial</do>  |En el [[:comercial:gestion_comercial|]] se determinan dos modelos:  |Al inicio de cada revisoría, auditoria o de cada proyecto  |
| ::: | ::: |{{:operativo:1:modelo_contrato_auditoria.docx|1. OPE P01 F2 Modelo contrato de auditoría}}   | ::: |
| ::: | ::: |{{:operativo:1:modelo_contrato_asesoria_contable.docx|2. OPE P01 F28 Modelo contrato de asesoría contable}}   | ::: |

<WRAP center round tip 100%> Además de los documentos anteriores se adicionarán los registros de los proyectos año anterior y el año actual y en proyectos de revisoría o auditoría, incluye:

A. Dictámenes de la vigencia año anterior y el año actual

B. Planeación (Automática del sistema)

C. Papeles de trabajo (Determinados en los programas de auditorías del sistema)

D. Evaluación de control interno. (De acuerdo a los criterios de control)

E. Correspondencia con el cliente de los aspectos relevantes y del informe de la revisoría. (Registro de discusión de aspectos relevantes del dictamen final).

</WRAP>

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=== BUSQUEDA EN LISTAS RESTRICTIVAS ===

^  ENTIDAD  ^  COMPONENTE  ^EJECUCIÓN  |
|  [[https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/index.xhtml|POLICIA NACIONAL]]   |  Antecedentes Judiciales  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Policía Nacional</do>  |
|  [[https://sanctionssearch.ofac.treas.gov|LISTA OFAC - CLINTON ]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en lista clinton</do>  |
|  [[https://scsanctions.un.org/consolidated/|LISTA ONU ]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Onu</do>  |
|  [[https://www.interpol.int/en/How-we-work/Notices/View-Red-Notices|INTERPOL]]   |  Lista restrictiva  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en Interpol</do>  |
|  [[https://apps.procuraduria.gov.co/webcert/Certificado.aspx?t=dAylAkFT/gSkkvpDoI89aORiq2C8LI3z9uHAnBFaF08/32nPrGQhH4HhIkyJHgMD30HMssetl+/Sp7jc+D675iG8d64epSZ2fmrpMNXmUetipvVlkwZR+TABjraDbp0hlrwP2GCLMX8Rl+aw1u6GwgGEkvY16WZ4qm8sL17YyY5FLVGWSy+Eys6FEeWWKx6G+Rm/XaHa4L9eayTZkhzvIL4bJrDB501fmA/wv3NJ74I=&tpo=1|PROCURADURÍA]]   |  Antecedentes disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en procuraduría</do>  |
|  [[https://www.contraloria.gov.co/web/guest/persona-natural|CONTRALORÍA ]]   |  Antecedentes Fiscales  |  <do 2022-01-20 Alta dirección>Aplicación de búsqueda en contraloría</do>  |

===== 4. Recursos humanos =====

Esta firma ha llevado a cabo las acciones necesarias para obtener la seguridad razonable de que cuenta con el suficiente personal necesario, con la competencia, capacidades y compromiso con los principios de ética:

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|4.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Comunicar por escrito, el personal asignado para el desempeño de la auditoría de su empresa</do>  |{{:compartidos:1:formato_12_-_comunicacion_del_rol_del_asignado.docx|Formato 12 - COMUNICACIÓN DEL ROL DEL ASIGNADO}}   |Una vez a los encargos actuales y cada vez que se asigne un auditor nuevo  |
|4.2  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Mantener un plan de capacitaciones</do>  |{{:rrhh:1:cronograma_de_capacitacion.xlsx|CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN}}   |Anualmente  |
|4.3  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Ajustar competencias de cargos en el organigrama de la firma</do>  |[[:varios:funciones|]]  |Anualmente  |
| ::: | ::: |{{:rrhh:1:registro_de_capacitacion.xlsx|GAF P03 F2 REGISTRO DE CAPACITACIÓN}}   | ::: |
| ::: | ::: |Registros que pueden ser apoyados con la realización de la reinducción anual prevista en el {{:administrativa:modelo_induccion.pptx|MATERIAL DE INDUCCIÓN}}   | ::: |
|4.4  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Establecer compromiso de confidencialidad de la información</do>  |{{:compartidos:1:formato_15_-_acuerdo_de_confidencialidad.docx|FORMATO 15 - ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA FIRMA Y SUS TRABAJADORES Y CONTRATISTAS}}   |Una única vez a todos los trabajadores de la organización y cada vez que se contrate un nuevo trabajador  |
|4.5  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Llevar a cabo la evaluación de competencias y desempeño del personal de acuerdo al procedimiento de calificación de desempeño de recursos humanos</do> [[:rrhh:evaluacion|Procedimiento Calificación de desempeño]]|{{:rrhh:1:evaluacion_de_competencias.xlsx|GAD_P04 F1 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y COMPETENCIAS}}   |Anualmente a todos los trabajadores de la organización, después de un periodo mínimo de 3 meses en la firma  |

<WRAP center round info 100%>

Las evidencias anteriores deben asegurar la conciliacion de los registros de hijas de vida almacenados en el siguiente link:

[[:varios:funciones|ORGANIGRAMA DE LA FIRMA]]:

1. Los documentos soportes que acreditan la ejecucion del cronograma de capacitación.

2. Diplomas de estudios realizados en cumplimiento del perfil de cargo

3. Soportes de experiencia

4. Soportes de conocimientos requeridos

</WRAP>

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===== 5. DESEMPEÑO DEL TRABAJO =====

[[:operativo:manual_de_procesos_de_auditoria|El procedimiento de auditoria contable]] está disponible a nuestro personal quien han afirmado la independencia y no conflicto de intereses:

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|5.1  |<do 2022-01-20 Alta dirección>Ejecutar una revisión anual del sistema de gestión, la cual es adelantada anualmente por SIE ASESORÍAS, no obstante se dispone de la siguiente lista de chequeo para llevar a cabo evaluaciones adicionales </do>|{{:compartidos:1:formato_19_-_lista_de_verificacion.xlsx|FORMATO 19 - LISTA DE VERIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD}}   |Anualmente por SIE ASESORIAS  |

===== 6. MONITOREO =====

Las siguientes actividades de monitoreo no están definidas como actividades urgentes de implementación:

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia  |
|6.1  |<do 2020-01-20 Alta dirección>Elaborar programa de revisión </do>|{{:compartidos:1:formato_25_-_programa_revision.docx|PROGRAMA DE REVISIÓN DE CALIDAD}}   |Anualmente / Una programación anual, definiciendo de todos los proyectos y encargos aquellos que son seleccionados para inspección  |

^Item  ^Requisito  ^Formato Aplicable  ^  Frecuencia aplicable a cada inspección  |
|6.2  |<do 2020-01-20 Alta dirección>Realizar los registros de revisión de la inspección realizada. </do>|{{:compartidos:1:formato_16_-_revision_de_control_de_calidad.xlsx|FORMATO 16 - LISTA DE VERIFICACIÓN}}   |  Anualmente a cada encargo programado para revisión  |
|6.3  |<do 2020-01-20 Alta dirección>Realizar el informe individual de revisión comunicando a los responsables, los resultados, no conformidades, observaciones detectadas de cada inspección realizada </do>|{{:compartidos:1:formato_20_-_informe_revision_control_calidad.docx|FORMATO 20 - INFORME DE GESTIÓN Y DE DEFICIENCIAS ENCONTRADAS}}   |  Anualmente a cada inspección programada  |
|6.4  |<do 2020-01-20 Alta dirección>Constancia de no conflicto de intereses de auditores</do>  |{{:compartidos:1:formato_22_-_no_conflicto_de_intereses_.docx|Formato 22 - NO CONFLICTO DE INTERESES}}   |Una vez para cada inspeccón o supervisión  |

  * [[:encargos:informes_de_gestion|REPORTE FINAL DE AVANCE EN IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES]]








{{filelisting>...:encargos:pei1}}


~~DISCUSSION~~